Työntekijöitä koskeva tietosuojakäytäntö

Yritys, jonka palveluksessa työskentelet, HellermannTyton, Äyritie 12 B, 01510 Vantaa, (jäljempänä ”HellermannTyton” tai ”me”), toimii sinusta keräämiemme henkilötietojen rekisterinpitäjänä voimassa olevien tietosuojalakien ja -säädösten mukaisesti. Rekisterinpitäjä päättää henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta ja tavoista.

Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä ollessasi työsuhteessa HellermannTytonin kanssa.

Jos sinulla on henkilötietoihisi liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuojapäällikköömme:

Johanna Holmström
HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5,  S-16440 Kista, Sverige
Tel. +46 8 580 890 46
E-mail: Johanna.Holmstrom@HellermannTyton.se

Seuraava lista sisältää mahdollisesti käsiteltävät henkilökohtaiset tiedot. Huomaa, että kaikkia listassa mainittuja henkilötietoja ei välttämättä käsitellä. Yksittäisissä ryhmissä mainitut esimerkit eivät sisällä tyhjentävästi kaikkia tietoja.
Henkilötiedot, esim. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansallisuus, perhetilanne, valokuva
Organisatoriset tiedot, esim. henkilöstönumero, työkuvaus, asema, työpaikka, liiketoimintayksikkö, osasto, esimies, suorassa alaisuudessa olevat työntekijät
Yhteystiedot, esim. kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Palkkaan ja työnantajan etuihin liittyvät tiedot, esim. palkka, palkantarkistukset, verovähennykset, eläketiedot, pankkitilin tiedot
Työsuhteen hallintaan liittyvät tiedot, esim. työsopimus ja muut sopimukset, hakemustiedot tai muut lomakkeet, jotka koskevat esim. vanhempainvapaata, työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohtaan liittyvät tiedot
Aikatiedot, esim. työtunnit, työtuntien määrä, lomat, vapaat (vanhempainvapaa, sairausloma, jne.)
Tietoturvaan liittyvät tiedot, esim. kulkukortit, käyttöoikeudet ja kulkukorttien käyttö ja oikeudet
Työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyvät tiedot, esim. sairauslomaa, työtapaturmia, kuntoutussuunnitelmia ja terveystarkastuksia koskevat tiedot
Työsuoritukseen ja -arviointiin liittyvät tiedot, esim. arvioinnit ja kurinpidollisiin toimenpiteisiin liittyvät rekisterit, jos käytössä
Osaamiseen liittyvät tiedot, esim. perehdytys- ja koulutustoimenpiteisiin liittyvät rekisterit
Matkustukseen liittyvät hallinnolliset tiedot, esim. työmatkoihin, varaustietoihin, passin numeroon, matkakustannusten kirjanpitoon ja kuluihin liittyvät tiedot
Asiakaspalveluun ja -tukeen liittyvät tiedot, esim. itsesi/esimiehesi/henkilöstöosaston esittämät kysymykset, jotka koskevat työsuhdettasi tai IT-laitteistoa tai tässä yhteydessä saamaasi tukea
IT-toimintoihin liittyvät tiedot, esim. käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot ja HellermannTytonin IT-laitteistojen ja -palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot ja protokollat voimassa olevan IT-ohjeistuksen mukaisesti

Jotkin työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyvät tiedot katsotaan ”arkaluonteisiksi tiedoiksi” voimassa olevien tietosuojalakien mukaisesti, ja niiden käsittelyssä on oltava erityisen huolellinen. Arkaluonteisia tietoja käsitellään vain oikeudellisten velvoitteiden, työsopimuksen ja/tai nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Hätätilanteissa yhteyshenkilöiksi nimettyjen henkilöiden henkilötietoja (nimi ja yhteystiedot) voidaan myös käsitellä rajoitetusti.

Oikeudellinen peruste
Meillä on esimerkiksi oikeudellinen velvoite raportoida tulosi verovirastoon.
Sopimuksellinen velvoite
Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi voidaksemme esimerkiksi maksaa sopimuksessa ilmoitetun palkan.
Oikeutettu etu
Oikeutettuun etuumme sisältyy ensisijaisesti normaalin liiketoiminnan harjoittaminen, teknisten tilojen ja laitteistojen suojaaminen ja sisäisten tarkastusten tekeminen. Teemme tapauskohtaisia arviointeja varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely toteutetaan oikeutetun edun perusteella.

Poikkeustapauksissa ja vain, jos muu oikeudellinen peruste ei ole voimassa, pyydämme nimenomaista suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Sillä ei kuitenkaan ole vaikutusta ennen peruutusta antamaasi ja suostumukseesi perustuvaan lailliseen käsittelyyn.

Henkilötietojasi, kuten ne on kohdassa ”Käsiteltävät henkilökohtaiset tiedot” listattu, käsitellään jäljempänä mainittuihin yleisiin tarkoituksiin. Yksittäisissä tarkoituksissa mainitut esimerkit eivät sisällä tyhjentävästi kaikkia tietoja.

Hallinto

• Jotta voimme kirjata sinut HellermannTytonin järjestelmiin ja yleisiin työsuhteeseesi liittyviin hallintotoimiin.
• Jotta voimme käyttää lisenssejä asianmukaisesti.
• Jotta voimme ylläpitää päivitettyä organisaatiokaaviota ja työntekijärekistereitä, mukaan lukien sisäisten raporttien ja tilastojen luonnostelu.
• Jotta voimme maksaa sinulle palkan, eläkkeen ja muut työnantajan edut ja tehdä palkkatarkistukset, mukaan lukien sisäisten raporttien ja tilastojen luonnostelu.
• Jotta voimme seurata projekteja.

Raportointi

• Jotta voimme raportoida viranomaisille, esim. veroviranomaisille, oikeudellisten velvoitteiden mukaisesti.
• Jotta voimme kirjata työtuntisi tai poissaolosi korvausta ja laskutusta varten.

Työlainsäädännön vaatimukset

• Jotta voimme täyttää velvoitteemme yrityksen sopimusten tai työlainsäädännön mukaisesti.

Työympäristön turvallisuus ja tuoteturvallisuus

• Jotta voimme täyttää velvoitteemme tarjota turvallinen työympäristö (mukaan lukien käytönvalvonta ja työalueen tai käyttölaitteiston luvattoman käytön estäminen), ja täyttää muut työympäristöön liittyvät velvoitteemme työterveyttä ja -turvallisuutta koskevien lakien mukaisesti.
• Jotta voimme täyttää tuoteturvallisuuteen ja laatuun liittyvät velvoitteemme.

Työntekijän kehittyminen

• Jotta voimme tarjota osaamisen kehittämiseen ja parantamiseen ja työsuorituksen arviointeihin liittyviä toimintoja.
• Jotta voimme tarjota ja suositella perehdytys- ja koulutustoimia.

Työhön liittyvät toimet

• Jotta voimme suorittaa työtehtäviä, esim. sähköpostiviestien kirjoittaminen, asiakirjojen, raporttien, valmistelujen, piirustusten jne. laatiminen.
• Jotta voimme mahdollistaa liikematkat.
• Jotta voimme vastata itsesi/esimiehesi/henkilöstöosaston esittämiin kysymyksiin, jotka koskevat työsuhdettasi, IT-laitteistoa tai tukea, jota edellytetään työtehtäviesi suorittamiseen.
• Jotta voimme tehdä tarkastuksia, jotka koskevat HellermannTytonin antamia sovellettavia ohjeita, mukaan lukien eettiset ohjeet ja IT-ohjeistus ja varmistaaksemme, että kyseiset ohjeistukset huomioidaan, sekä tutkiaksemme mahdollisiin kiellettyihin toimiin liittyvät syytökset.

vVastaanotamme henkilötietojasi ensisijaisesti itseltäsi, esimieheltäsi tai muilta kolmansilta osapuolilta, joiden puoleen olet ohjannut kääntymään henkilötietojen saamiseksi.  Joitain henkilötietoja voidaan luoda myös automaattisesti HellermannTytonin IT-järjestelmässä tai vastaavissa järjestelmissä esimerkiksi käyttäjätunnuksen luonnin yhteydessä.

Siirrämme henkilötietojasi yritysryhmän muille yrityksille HellermannTyton maailmanlaajuisesti tai ulkoisille sivustoille, jos se on välttämätöntä henkilötietojesi käsittelyä varten. Näihin kuuluvat myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevat yritykset. Me tietenkin varmistamme, että tietojen vastaanottajat antavat riittävän takuun siitä, että tietoja käytetään laillisesti ja turvallisesti ja että heihin kohdistuvat lakimääräisten säädösten huomiointia koskevat sopimukselliset velvoitteet.

Pidätämme lisäksi oikeuden siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos sitä edellytetään lainsäädännössä, vastaavan tuomioistuimen päätöksessä tai toimivaltaisen viranomaisen päätöksessä tai jos tekemäsi toimet tai tekemättä jättämiset pakottavat meidät kääntymään toimivaltaisten viranomaisten puoleen oikeuksiemme, omaisuutemme tai varallisuutemme suojaamiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietojasi säilytetään normaalisti työsuhteesi keston ajan. Kun työsuhteesi on päättynyt, säilytämme vain sellaisia henkilötietoja, joiden katsotaan olevan välttämättömiä siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin ja vain siihen asti, kun tämä tarkoitus on täytetty ja jos pidempään, niin vain siihen asti, kuin saattaa olla välttämätöntä täyttääksemme velvoitteet, jotka liittyvät lakisääteisiin tai verotukseen liittyviin seikkoihin tai työntekijän etuihin tai täyttääksemme lakisääteiset vaatimukset, jotka koskevat todellisia, avoimia tai oletettuja riitatilanteita tai vaatimuksia.

• Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (art. 15, GDPR): Voit milloin tahansa pyytää tietoja henkilötietojesi mahdollisesta käyttämisestä, käytettävien henkilötietojen tyypistä, käsittelyn tarkoituksesta, tietojen alkuperästä, tietojen mahdollisista vastaanottajista ja tietojen säilytysajasta.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (art. 16, GDPR): Jos huomaat, että itseäsi koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, voit milloin tahansa vaatia kyseisten tietojen oikaisua. Jos tiedot ovat mielestäsi puutteellisia, voit myös vaatia niiden täydentämistä.
• Oikeus tietojen poistamiseen (art. 17, GDPR): Jos henkilötietojesi käyttäminen ei ole mielestäsi enää välttämätöntä, niiden käytölle ei ole riittävää oikeutettua perustetta tai se on laitonta muista syistä, voit vaatia näiden tietojen poistamista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18, GDPR): Tietojen poistamisen sijaan voit myös vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista, jos tietoja käsitellään laittomasti. Voit erityisesti vaatia myös kyseistä käsittelyn rajoittamista silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden tai olet vastustanut tietojen käyttämistä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art. 20, GDPR): Voit vaatia itse luovuttamiasi ja sopimuksen tai suostumuksen perusteella käytettäviä tietoja saataville jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös vaatia näiden tietojen siirtämistä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
• Vastustamisoikeus (art. 21, GDPR): Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttöä sellaiseen henkilökohtaiseen ja erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, joka saattaa käsittelemiemme henkilötietojesi käytön etujen tasapainotuksen perusteella luvattomaksi. Sinulla on vastustusoikeus joka tapauksessa, jos henkilötietojasi käytetään suoramarkkinointiin.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (art. 77, GDPR): Jos itseäsi koskeviin henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi on mielestäsi rikottu, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Voit erityisesti ottaa yhteyttä oman asuinpaikkasi, työpaikkasi tai oletetun rikkomuksen tekopaikan valvontaviranomaiseen.
• Jos lähetät meille omia tietojasi koskevia kysymyksiä, täytä seuraava lomake: Liite 4n

Lähetä täytetty lomake kirjepostina tai sähköpostilla tietosuojapäälliköllemme:

Johanna Holmström

HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5, S-16440 Kista, Sverige

Tel.: +46 8 580 890 46

E-mail: Johanna.Holmstrom@HellermannTyton.se

Muista liittää mukaan asiakirjoja, joilla voidaan varmentaa henkilöllisyytesi.