Konsultteja koskeva tietosuojakäytäntö

Jos toimit tai olet toiminut yksilönä tai yrityksen työntekijänä konsulttina yritykselle HellermannTyton, kirjaamme ja käsittelemme henkilötietojasi.

HellermannTyton, Äyritie 12 B, 01510 Vantaa (jäljempänä ”HellermannTyton” tai ”me”) toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä ja vastaa siten henkilötietojesi käsittelystä  voimassa olevien tietosuojalakien ja -säännösten mukaisesti.

Jos sinulla on henkilötietoihisi liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuojapäällikköömme:

Johanna Holmström
HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5,  S-16440 Kista, Sverige
Tel. +46 8 580 890 46
E-mail: Johanna.Holmstrom@HellermannTyton.se

Seuraava lista sisältää mahdollisesti käsiteltävät henkilökohtaiset tiedot. Huomaa, että kaikkia listassa mainittuja henkilötietoja ei välttämättä käsitellä. Yksittäisissä ryhmissä mainitut esimerkit eivät sisällä tyhjentävästi kaikkia tietoja.

Henkilötiedot, esim. nimi, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus
Organisatoriset tiedot, esim. konsultin numero, palvelun kuvaus, työpaikka, osasto
Yhteystiedot, esim. osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Konsultin hallintaan liittyvät tiedot, esim. konsultin sopimus ja tiedot toimeksiannon alkamis- ja päättymisajankohdasta, suoritetut toimet
Aikaan liittyvät tiedot, esim. työtunnit, tehdyt työtunnit
Tietoturvaan liittyvät tiedot, esim. kulkukortit, käyttöoikeudet ja kulkukorttien ja oikeuksien käyttö
Työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyvät tiedot, esim. työhön liittyviä onnettomuuksia koskevat tiedot
IT-toimintoihin liittyvät tiedot, esim. käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot ja HellermannTytonin IT-laitteistojen, -sovellusten ja -palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot ja protokollat voimassa olevan IT-ohjeistuksen mukaisesti
Taloudelliset tiedot, esim. pankkitilin tiedot, jos olet ainoa omistaja

Oikeudellinen peruste
Saatamme olla oikeudellisesti velvoitettuja käsittelemään henkilötietojasi esimerkiksi raportoidaksemme tapahtumista viranomaisille.
Sopimuksellinen velvoite
Saatamme olla velvoitettuja käsittelemään henkilötietojasi täyttääksemme itse allekirjoittamasi tai työnantajasi allekirjoittaman palvelusopimuksen velvoitteet.
Oikeutettu etu
Oikeutettuihin etuihimme sisältyvät esimerkiksi liiketoimintasuhteen hallinta täyttääksemme sopimusvelvoitteemme, jotka koskevat itseäsi tai työnantajaasi. Lisäksi oikeutettuun etuumme sisältyy pohjimmiltaan normaalin liiketoiminnan harjoittaminen, teknisten tilojen ja laitteistojen suojaaminen ja sisäisten tarkastusten tekeminen.

Poikkeustapauksissa ja vain, jos muu oikeudellinen peruste ei ole voimassa, pyydämme nimenomaista suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Sillä ei kuitenkaan ole vaikutusta ennen peruutusta antamaasi ja suostumukseesi perustuvaan lailliseen käsittelyyn.

Henkilötietojasi, kuten ne on kohdassa ”Käsiteltävät henkilökohtaiset tiedot” listattu, käsitellään jäljempänä mainittuihin yleisiin tarkoituksiin. Yksittäisissä tarkoituksissa mainitut esimerkit eivät sisällä tyhjentävästi kaikkia tietoja.

Hallinto

• Jotta voimme kirjata sinut HellermannTytonin järjestelmiin ja yleisiin työsuhteeseesi liittyviin hallintotoimiin.
• Jotta voimme käyttää lisenssejä asianmukaisesti.
• Jotta voimme ylläpitää päivitettyä organisaatiokaaviota ja konsulttirekistereitä, mukaan lukien sisäisten raporttien ja tilastojen luonnostelu.
• Jotta voimme seurata projekteja.

Raportointi

• Jotta voimme raportoida viranomaisille oikeudellisten velvoitteiden niin vaatiessa.
• Jotta voimme kirjata työtuntisi maksaaksemme laskun sinulle tai työnantajallesi.

Työympäristön turvallisuus ja tuoteturvallisuus

• Jotta voimme täyttää velvoitteemme tarjota turvallinen työympäristö (mukaan lukien käytönvalvonta ja työalueen tai käyttölaitteiston luvattoman käytön estäminen), ja täyttää muut työympäristöön liittyvät velvoitteemme työterveyttä ja -turvallisuutta koskevien lakien mukaisesti.
• Jotta voimme täyttää tuoteturvallisuuteen ja laatuun liittyvät velvoitteemme.

Työhön liittyvät toimet

• Jotta voimme suorittaa työtehtäviä, esim. sähköpostiviestien kirjoittaminen, asiakirjojen, raporttien, valmistelujen ja piirustusten laatiminen.
• Jotta voimme vastata itsesi/esimiehesi/henkilöstöosaston esittämiin kysymyksiin, jotka koskevat työsuhdettasi, IT-laitteistoa tai tukea, jota edellytetään työtehtäviesi suorittamiseen.
• Jotta voimme tehdä tarkastuksia, jotka koskevat HellermannTytonin antamia sovellettavia ohjeita, mukaan lukien IT-ohjeistus ja varmistaaksemme, että kyseiset ohjeistukset huomioidaan, sekä tutkiaksemme mahdollisiin kiellettyihin toimiin liittyvät syytökset.

Vastaanotamme henkilötietosi itsesi tai työnantajasi lähettäminä. Joitain henkilötietoja voidaan luoda myös automaattisesti HellermannTytonin IT-järjestelmässä tai vastaavissa järjestelmissä esimerkiksi käyttäjätunnuksen luonnin yhteydessä.

Siirrämme henkilötietojasi yritysryhmän muille yrityksille HellermannTyton maailmanlaajuisesti tai ulkoisille sivustoille, jos se on välttämätöntä henkilötietojesi käsittelyä varten. Näihin kuuluvat myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevat yritykset. Me tietenkin varmistamme, että tietojen vastaanottajat antavat riittävän takuun siitä, että tietoja käytetään laillisesti ja turvallisesti ja että heihin kohdistuvat lakimääräisten säädösten huomiointia koskevat sopimukselliset velvoitteet.

Pidätämme lisäksi oikeuden siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos sitä edellytetään lainsäädännössä, vastaavan tuomioistuimen päätöksessä tai toimivaltaisen viranomaisen päätöksessä tai jos tekemäsi toimet tai tekemättä jättämiset pakottavat meidät kääntymään toimivaltaisten viranomaisten puoleen oikeuksiemme, omaisuutemme tai varallisuutemme suojaamiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietojasi säilytetään normaalisti konsultointisopimuksesi keston ajan. Kun konsultointisopimus on päättynyt, säilytämme vain sellaisia henkilötietoja, joiden katsotaan olevan välttämättömiä niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin ja vain siihen asti, kun nämä tarkoitukset on täytetty ja jos pidempään, niin vain siihen asti, kuin saattaa olla välttämätöntä täyttääksemme paikalliset oikeudelliset velvoitteet tai täyttääksemme lakisääteiset vaatimukset, jotka koskevat todellisia, avoimia tai oletettuja riitatilanteita tai vaatimuksia.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (art. 15, GDPR): Voit milloin tahansa pyytää tietoja henkilötietojesi mahdollisesta käyttämisestä, käytettävien henkilötietojen tyypistä, käsittelyn tarkoituksesta, tietojen alkuperästä, tietojen mahdollisista vastaanottajista ja tietojen säilytysajasta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (art. 16, GDPR): Jos huomaat, että itseäsi koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, voit milloin tahansa vaatia kyseisten tietojen oikaisua. Jos tiedot ovat mielestäsi puutteellisia, voit myös vaatia niiden täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen (art. 17, GDPR): Jos henkilötietojesi käyttäminen ei ole mielestäsi enää välttämätöntä, niiden käytölle ei ole riittävää oikeutettua perustetta tai se on laitonta muista syistä, voit vaatia näiden tietojen poistamista.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18, GDPR): Tietojen poistamisen sijaan voit myös vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista, jos tietoja käsitellään laittomasti. Voit erityisesti vaatia myös kyseistä käsittelyn rajoittamista silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden tai olet vastustanut tietojen käyttämistä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art. 20, GDPR): Voit vaatia itse luovuttamiasi ja sopimuksen tai suostumuksen perusteella käytettäviä tietoja saataville jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös vaatia näiden tietojen siirtämistä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
Vastustamisoikeus (art. 21, GDPR): Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttöä sellaiseen henkilökohtaiseen ja erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, joka saattaa käsittelemiemme henkilötietojesi käytön etujen tasapainotuksen perusteella luvattomaksi. Sinulla on vastustusoikeus joka tapauksessa, jos henkilötietojasi käytetään suoramarkkinointiin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (art. 77, GDPR): Jos itseäsi koskeviin henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi on mielestäsi rikottu, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Voit erityisesti ottaa yhteyttä oman asuinpaikkasi, työpaikkasi tai oletetun rikkomuksen tekopaikan valvontaviranomaiseen.
Jos lähetät meille omia tietojasi koskevia kysymyksiä, täytä seuraava lomake: Liite 4n

Lähetä täytetty lomake kirjepostina tai sähköpostilla tietosuojapäälliköllemme:

Johanna Holmström

HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5, S-16440 Kista, Sverige

Tel.: +46 8 580 890 46

E-mail: Johanna.Holmstrom@HellermannTyton.se

Muista liittää mukaan asiakirjoja, joilla voidaan varmentaa henkilöllisyytesi.